Plateforme web

Guichet numérique de dépôt et de suivi de dossiers

Plateforme accessible de dépôt de dossiers en ligne, avec circuit de validation, notifications et statistiques de traitement pour la direction.

Client: Agence publique (anonymisé)
Secteur: Administration publique
Durée: 5 mois
Équipe: 5 personnes

Contexte

Le dépôt s’effectuait exclusivement au guichet, sur rendez-vous, avec des pièces justificatives papier. Le suivi reposait sur des appels téléphoniques et un tableur partagé.

Le problème

01Files d’attente physiques et déplacements pour des démarches simples.
02Aucune traçabilité du délai de traitement par type de dossier.
03Pièces justificatives égarées entre services.
04Obligation d’accessibilité pour des usagers aux équipements variés.

Notre approche

Cartographie des procédures

Description des circuits réels, des contrôles obligatoires et des délais réglementaires par type de dossier.

Conception accessible

Parcours testés sur mobile d’entrée de gamme et avec lecteur d’écran, en visant le niveau WCAG 2.2 AA.

Réalisation itérative

Livraison d’un premier type de dossier en production à huit semaines, puis extension progressive.

Accompagnement

Formation des agents, permanence d’assistance aux usagers et suivi statistique hebdomadaire.

La solution livrée

Dépôt en ligne avec contrôle des pièces, accusé de réception horodaté et notifications SMS et courriel.
Circuit de validation multi-niveaux avec délais configurés et relances automatiques.
Espace agent : traitement, demandes de pièces complémentaires et historique complet.
Tableau de bord des délais par type de dossier et par service instructeur.

Expertises mobilisées

Un contexte proche du vôtre ?

Nous pouvons détailler la trajectoire suivie, les arbitrages retenus et les écueils rencontrés lors d’un échange technique d’une heure.

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